文京区立 湯島小学校ＰＴＡ 個人情報取扱いに関する基本方針
湯島小学校PTA(以下「本会」という。) は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、本会において取得・保持する個人情報については個人情報保護法に則って運用管理を行い、かつ、その活動において個人情報の保護に努めるものとします。
そして、本会が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めるとともに、本会において取得・保持する個人情報についてはその利用目的を明示して取得・保持し、その取扱方法については、適宜の方法で会員に周知します。
また、本会が取得・保持している個人情報について、当該個人から開示請求があった場合には本会において誠実に対応するとともに、その訂正・削除の要請があった場合も本会において適切に対応するものとします。
文京区立 湯島小学校ＰＴＡ 個人情報取扱い方法
目的
第１条
この個人情報取扱方法は、本会が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めることにより、事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報に関する会員の権利・利益を保護することを目的として制定する。
指針
第２条
本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、活動において個人情報の保護に努めるものとする。
周知
第３条
本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、総会資料または通知など適宜の方法により会員に周知する。
利用目的
第４条
本会では個人情報を次の目的のために利用する。
（１）会費請求、管理等のための連絡
（２）本会の事業に関する文書等の送付
（３）本会役員・委員・会員名簿等の作成
個人情報の取得
第５条
本会が取り扱う個人情報及びその利用の同意については、本会役員または学年委員宛に提出された次の事項とする。
（１） 氏名
（２） 電話番号（自宅の固定電話又は携帯電話）
（３） メールアドレス
（４） その他必要とするもので同意を得た事項
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前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ別途本人の同意を得るものとする。
同意の取り消し
第６条
会員は、個人情報の取得に同意した場合であっても、その後の事情により個別の事項・項目または全ての事項・項目について、その同意を取り消すことができる。
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不同意の申し出があった場合、本会は直ちに該当する個人情報を廃棄または削除しなければならない。ただし、名簿等として既に配布しているものについては、削除の連絡をすることでこれに替える。
管理
第７条
個人情報は、本会役員または学年委員が適正に管理する。
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不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄する。
保管
第８条
個人情報データベースは、紙媒体は施錠保管、電子データはファイルにパスワードをかけるなど適切な状態で保管することとする。
第三者提供の制限
第９条
本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第三者提供に係る記録の作成等
第10条
個人情報を第三者（第９条第1号から第４号の場合及び都、区役所を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（１）第三者の氏名
（２）提供年月日
（３）提供する対象者の氏名
（４）提供する情報の項目
（５）対象者の同意を得ている旨
第三者提供を受ける際の確認等
第11条
第三者（第９条第1号から第４号の場合及び都、区役所を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（１）第三者の氏名/住所
（２）第三者が個人情報を取得した経緯
（３）提供を受ける対象者の氏名
（４）提供を受ける情報の項目
（５）対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）
秘密保持義務
第12条
本会会員は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その地位を退いた後も同様とする。
情報開示等
第13条
本会は、本人から、個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。
漏えい時等の対応
第14条
個人情報データベースを漏えい等（紛失含む）したおそれがあることを把握した場合は直ちに本会役員に報告する。
苦情の処理
第15条
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
附則
本取扱方法は、平成30年4月1日より施行する。
なお、この取扱方法は法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、本会役員会で協議・検討し、改定することができる。取扱方法を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。
以上